Archiviare i documenti aziendali

by Giobbyguida, 31/03/2016

Chi amministra una azienda si trova anno dopo anno con una marea di documenti da conservare perché rappresentano la memoria di ogni impresa.

Gli archivi garantiscono tracciabilità e permettono una gestione ordinata, tanto più che se si tengono anche in formato digitale, i documenti possono essere gestiti e reperiti in maniera più efficace e rapida.

Conviene quindi spendere un pò di tempo nel cercare la “struttura” migliore per rendere efficente anche l’archivio digitale oltre a quello cartaceo.

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Possiamo in linea di principio suddividere i documenti in queste 10 categorie:

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Documenti di inizio attività: iscrizione alla CCIAA e apertura della partita IVA, contratto di acquisto dello stabile o il contratto di affitto, i contratti per le utenze (energia, telefonia e simili), ecc., in poche parole tutti quei documenti che testimoniano l’inizio di qualsiasi rapporto tra azienda e terzi e che succedono una sola volta. Ne fanno parte, per logica, anche i documenti di variazione, gli ampliamenti e le scissioni dei contratti.

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Documenti di know-how: i brevetti ed i marchi depositati dalla ditta.

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Documenti relativi agli agenti: contratti di agenzia e rappresentanza, distinte di versamento agli Enti specifici, prospetti di calcolo delle provvigioni, ecc. relative alla struttura commerciale.

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Documenti del personale: in questa cartella conviene creare tante sottocartelle quanti sono i soggetti che prestano la loro opera all’interno dell’azienda.

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Gestione banche e tesoreria: piuttosto che archiviare le distinte dei bonifici, gli estratti conto, le copie degli assegni, ecc. che sono sempre reperibili e scaricabili dal sito della propria banca, conviene archiviare le copie dei contratti di conto corrente, le stipule dei finanziamenti o dei mutui, la documentazione relativa al fido concesso, ecc.

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Documenti relativi all’Erario: oltre alle copie delle deleghe di pagamento, conviene conservare i vari dichiarativi fiscali e non (modelli Unico, certificazioni, modelli 770, ecc.)

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Gestione commerciale: in questa sezione certamente è necessario creare 2 sottocartelle in cui dividere la gestione Clienti da quella Fornitori. Al loro interno: contratti, comunicazioni, preventivi, fatture proforma, solleciti di pagamento, listini e tutto quanto serve per la gestione commerciale.

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Magazzino: archiviare la situazione delle giacenze alle varie date utili (ad esempio ogni fine trimestre, bimestre, semestre, anno) significa potervi accedere in modo veloce e rendere veloce l’accesso alle informazioni sugli stock.

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Gestione Automezzi: buona norma potrebbe essere creare una cartella per ogni automezzo di proprietà ed in ognuno gestirne la relativa documentazione (contratto di assicurazione, copia del libretto di circolazione e del certificato di proprietà, eventuale scrittura privata di assegnazione automezzo al dipendente, ecc).

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Riservato: anche se poco consigliato dai “puristi” dell’argomento, nella prassi di gestione aziendale, numerose sono le password, gli identificativi e le chiavi di accesso da gestire. Avere uno spazio, magari off-limit per tutti gli altri, in cui conservare queste informazioni, eviterebbe di dover frequentemente fare ricorso ai vari Recupera Password presenti nei siti web ad accesso riservato.

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In Giobby è possibile effettuare l’archiviazione dei documenti aziendali essenzialmente in 2 modi:

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  • Attraverso la funzione ALLEGATI che è presente in tutti i documenti gestionali; in questo modo è possibile ad esempio allegare l’originale della Fattura di acquisto alla sua registrazione oppure la copia dell’offerta firmata per accettazione nel documento Preventivo di vendita.

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  • Attraverso la sezione PROGETTI: sotto ogni singolo progetto (autorizzabile o meno per ogni utente che accede sull’account) è possibile creare infiniti livelli di attività ramificate (visualizzate con struttura ad albero). In ogni Pannello di Gestione è possibile, tra le altre opzioni, allegare documenti di ogni formato (pdf, word, Excel, ecc.)

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Quindi è possibile creare un progetto ARCHIVIO che si ramifica in tante cartelle, una per ogni ambito di conservazione (vedi immagine di esempio).

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Team Giobby

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