Configurare l’e-mail
In Giobby si possono impostare uno o più account e-mail, sia per l’invio dei documenti generati con il gestionale, sia per la normale gestione delle mail. E’ possibile inviare per posta elettronica documenti gestionali emessi con Giobby.
Puoi impostare:
- Mail personali
- consente di gestire tutte le cartelle dell’account di posta
- configurabile anche come mail aziendale (invio documenti)
- Mail aziendali
- Visibile a tutti gli utenti attivi solo per le mail in uscita, le quali vengono conservate nella sezione EMAIL nella cartella DOCUMENTI VIA EMAIL
Nel primo caso, l’indirizzo e-mail può essere utilizzato da tutti gli utenti autorizzati ad inviare documenti (solo un amministratore può validare una mail aziendale); nel secondo caso, l’indirizzo e-mail è impostabile e visibile solo dal singolo utente.
IMPOSTARE LA MAIL PERSONALE
Cliccare su IMPOSTAZIONI (icona posizionata sul lato destro della schermata di Giobby)
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Clicca su mail personale (area utente)
Cliccare su aggiungi
Selezionare un account di posta
L’account di posta configurato come personale sarà replicato su Giobby nella sezione EMAIL con il dettaglio di tutte le cartelle
Esempio configurazione account di posta con Hotmail: compila i campi riportati nel pop-up e clicca su SALVA
Nome: indicare il nome dell’ufficio di competenza, che verrà visualizzato dal destinatario
Indirizzo e-mail: impostare l’account e-mail da configurare
Password: inserire la password del proprio account e-mail
Descrizione: breve descrizione
“Usa anche per l’invio documenti giobby”: spuntare se l’indirizzo verrà utilizzato anche per l’invio dei documenti di Giobby (preventivi, ordini, fatture, etc..)
Cliccando su salva il tuo account di posta verrà configurato sulla MAIL PERSONALE di Giobby.
- Eventuali modifiche: puoi modificare le informazioni del tuo account cliccando su Modifica
Da tale sezione è possibile modificare anche la FIRMA del proprio account di posta elettronica, inserendo dei testi fissi e delle immagini cliccando su Firma
Inserire testo/firma nel riquadro
Inserire un logo dell’azienda nella sezione “seleziona un file o trascinalo qui”
Cliccare su salva a modifiche effettuate
IMPOSTARE MAIL AZIENDALI
Cliccare su Mail Aziendale
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Cliccare su aggiungi per aggiungere un nuovo Account
La Mail aziendale viene utilizzata da Giobby per l’invio dei documenti (preventivi, ordini, fatture, etc,..) ed è visibile a tutti gli utenti. I documenti inviati con un account di posta aziendale vengono conservati all’interno della sezione EMAIL, nella cartella “Documenti inviati via email”
La Mail aziendale può essere configurata in due modi, utilizzando:
- il server di Giobby in Uscita: il destinatario riceverà l’email dall’indirizzo <docs@giobby.com> con il nome indicato (es: Commerciale) ed in caso di risposta, l’email sarà inviata all’indirizzo configurato nel campo email
Il Server del Provider del tuo account: il destinatario riceverà l’e-mail dal tuo indirizzo (es.: testgiobby2019@hotmail.com) con il nome indicato (es: Commerciale) ed in caso di risposta, l’e-mail sarà inviata all’indirizzo configurato nel campo e-mail
Nome: inserire il nome dell’ufficio (es.: commerciale)
E-mail: inserire l’indirizzo sul quale si desidera ricevere la risposta del destinatario
Utente: inserire l’indirizzo e-mail (es: testgiobby2019@hotmail.com)
Password: inserisci la password della tua e-mail
Server e porta: parametri indicati dal provider utilizzato (puoi trovare queste informazioni nelle impostazioni del tuo account di posta)
Server in uscita
Hotmail: smtp.live.com; porta 465
Gmail: smtp.gmail.com, porta 465
GMAIL: per attivare un account di posta di GMAIL occorre abilitare dalle impostazioni del PROVIDER (posta gmail) l’opzione “app meno sicure”che trovi nella sezione Sicurezza delle impostazione del tuo Account di posta.
Suggerimenti per la configurazione di HOTMAIL su Giobby:
Accedere alle impostazioni del proprio account di posta elettronica da browser, cliccare su:
- Posta
- Sincronizza la posta
- Opzione POP à clicca Sì
- Salva
Se sono configurati più indirizzi e-mail, è possibile decidere quale impostare come predefinito quando si inviano i documenti con il pulsante Invia, sia nei documenti gestionali, sia con le Liste (l’utente proprietario visualizza sempre tutti i documenti inviati dal gestionale da qualsiasi Utente abilitato). Per ciascun account di posta configurato si può inserire una Firma da visualizzare in ogni e-mail. Tutti i documenti inviati sono elencati nella funzione Documenti inviati da Giobby (se hai configurato un tuo Server Smtp, allora i documenti li trovi nella relativa cartella dei documenti inviati).
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