Ordine Acquisto

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La funzione Ordine Acquisto nella sezione Acquisti permette di emettere il documento con cui l’acquirente rende nota al Fornitore l’intenzione di acquistare prodotti e/o servizi.

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[Dati di TestataInserimento e Riepilogo datiTotali Funzionalità Anticipi Importazione Esportazione e Vai Espresso Modifiche su tutte le righe]

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Dati di testata

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Per emettere il documento occorre inserire il Fornitore cui inviare l’ordine di acquisto: se il fornitore è presente in anagrafica, compare dopo aver digitato le prime lettere della ragione sociale; altrimenti si inserisce con il tasto +.

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Si può inserire un Indirizzo Mittente diverso e salvarlo, così da poterlo richiamare successivamente; selezionando il Fornitore Occasionale si possono inserire i dati di coloro con cui si lavora saltuariamente.

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A sinistra si può impostare Numeratore/Sezionale specifico cui associare l’ordine, eventuali Agenti di commercio associati al fornitore, data di Consegna (viene riportata in ogni riga e si può modificare), Sconti di testata (anche se non associati all’anagrafica), Condizioni di Pagamento e Valuta (anch’esse possono essere slegate alle impostazioni nell’anagrafica del fornitore) ed associare il documento ad un attività, nella sezione Progetti.

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Inserimento e Riepilogo dati

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Per inserire le righe che compongono il documento si utilizzano vari Tipi Riga:

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Materiale in anagrafica

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Digitando poche lettere vengono visualizzati prodotti/servizi codificati con il nome contenente quelle lettere; con la funzione Nuovo materiale in anagrafica, si può inserire un materiale in anagrafica contestualmente all’inserimento nel documento.

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I dati visualizzabili dopo aver selezionato il materiale sono:

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Codice, Categoria e Descrizione del prodotto/servizio (quest’ultimo è modificabile; la modifica, però, non comporta variazioni in anagrafica);

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Campo Lotto/seriale, inseribile se già noto;

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Quantità, Unità di misura e Magazzino/Locazione (impostabile nelle anagrafiche e modificabile in riga);

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Prezzo (prelevato dall’ Anagrafica del materiale o inserito in base a Personalizzati per Fornitore, con indicazione del valore comprensivo di imposta ed espresso anche in valuta diversa, se impostata);

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Sconti di riga (con possibilità di inserire 4 percentuali);

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Gestione Omaggio, con cui si possono gestire le righe:

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Omaggio con rivalsa Iva: solo addebito dell’Iva;

Omaggio senza rivalsa Iva: nessun addebito di valore e imposta;

– Sconto merce: nessun tipo di addebito;

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Classe Iva: si imposta nell’anagrafica del materiale selezionato (Iva di acquisto) e si modifica nel documento;

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Percentuale Provvigionale: se in testata c’è il riferimento ad un agente (Agente 1 o Agente 2).

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In Informazioni Supplementari ci sono info aggiuntive sul materiale selezionato (giacenza e specifica sui prezzi associati).

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Mat./Servizio non codificato:
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Con questo tipo riga si può inserire un prodotto/servizio non presente in anagrafica: basta inserirne descrizione, quantità e prezzo, classe iva, unità di misura.

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Testo descrittivo:
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Il tipo riga permette di introdurre un testo da far comparire nel corpo del documento.

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Spese e costi di trasporto:

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E’ possibile immettere spese aggiuntive (spese di trasporto, costi di imballaggio…) cui associare un conto contabile e l’eventuale centro di costo o profitto.

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Materiale Barcode:
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Se in anagrafica è inserito un codice a barre nel campo Barcode, con questo tipo riga si possono inserire i dati: i prodotti vengono inseriti nel corpo del documento, in sequenza, ogni volta che si usa il lettore ottico per prelevare il codice a barre, senza dover confermare l’inserimento.

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Materiale Lotto/Seriale:  
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Se è stato inserito in magazzino un materiale con indicazione del codice lotto-seriale (registrando uno dei documenti di entrata merce, DDT-EM o Fattura Acquisto), lo si può richiamare con questo tipo riga, effettuando la lettura diretta del Lotto/Seriale.

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Dopo aver compilato il tipo riga, l’inserimento nella tabella di riepilogo si fa con il pulsante Aggiungi (per modificare una riga già inserita occorre richiamarla dalla tabella riepilogativa; per annullare l’inserimento o la modifica occorre utilizzare il pulsante Annulla); se, invece, è necessario Eliminarla dal documento, si clicca sul simbolo di eliminazione (ad inizio riga).

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Nella tabella riepilogativa è possibile verificare/modificare il dato della Data di Consegna e il dato relativo allo Stato.

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Totali

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A fine documento ci sono le informazioni inserite:

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Totale Imponibile, Totale Iva e Totale Ordine: i tre valori riportano il calcolo generale in base a prezzi e impostazioni di ogni tipo riga e in base alle impostazioni di testata; se si imposta una moneta diversa da quella interna, il totale viene espresso in entrambe le valute.

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In Castelletto Iva sono riepilogati i dati relativi all’imposta, suddivisi per aliquota; in Scadenze Pagamenti si possono verificare le date di pagamento relative alle condizioni di pagamento (in testata): date, descrizioni e importi sono gestibili manualmente; con Allegati puoi unire più file all’ Ordine Acquisto.

 

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Funzionalità

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Dopo aver creato il documento lo si può salvare cliccando su Salva (barra laterale destra);  gli verrà assegnato un Numero (progressivo, in base all’ultimo numeratore valido) ed un identificativo univoco ID (con il pulsante Continua, nel Messaggio di Conferma, puoi rimanere al suo interno oppure, con Nuovo, puoi visualizzare un nuovo ordine).

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Assieme al salvataggio è possibile aprire l’anteprima pdf del documento da stampare o aprire la finestra per l’invio tramite email, utilizzando i pulsanti Stampa o Invia: cliccando su Stampa è possibile creare un file pdf utilizzando il modello di stampa predefinito o scegliendone un altro dall’elenco; cliccando su invia compare la finestra con cui mandare una mail al fornitore (se è già presente nella sua anagrafica comparirà nel campo indirizzo del destinatario) con il pdf del documento allegato.

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Per modificare il documento salvato basta rientrare nell’ordine con la Lista (nel cassetto di Ordine Acquisto), selezionare la riga relativa e cliccare sul pulsante Modifica (barra laterale destra) o direttamente cliccare sul valore nella colonna Documento.

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Per cancellare il documento (che sarà presente nella lista in Mostra i cancellati, in Ricerca Avanzata) occorre selezionare la riga e cliccare su Elimina (barra laterale destra) o utilizzare l’omonimo pulsante nel documento.

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Per creare un nuovo documento dopo aver salvato l’ Ordine Acquisto è possibile cliccare su Nuovo, nella finestra di conferma, o usare il tasto Aggiungi nella lista.

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Avanzate: Anticipi

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E’ possibile gestire casi di pagamenti effettuati sull’ordine di acquisto, con la funzione Anticipo ordine ( barra laterale destra).

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Dopo aver cliccato sul pulsante si può registrare il pagamento, parziale o totale del documento: dopo la conferma Giobby crea un movimento simile a quello generato quando si registra il pagamento di altri documenti di acquisto (ad esempio Fattura Acquisto, Parcella…).

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Quando l’ordine viene trasformato, l’anticipo pagato viene riportato nel documento di arrivo e gli anticipi erogati entrano a far parte dei pagamenti relativi a quest’ultimo (quando si trasforma l’ordine in uno dei documenti di acquisto occorre gestire i pagamenti successivi dal documento di arrivo).

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Avanzate: Importazione

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I dati che è possibile inserire nel documento possono essere importati da altro documento.

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Con i pulsanti Da ordine Cliente e Da preventivo Cliente si può creare l’ordine di acquisto importando i dati da ordini o da preventivi creati per i Clienti (se si importano materiali codificati vengono applicate le specifiche relative alla fase di acquisto come, ad esempio, nell’applicazione di prezzi, iva, conti contabili…)

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Con il pulsante Da Listini si possono inserire i materiali nel documento, in modalità veloce e con una sola operazione: nella finestra è possibile visualizzare la lista dei materiali codificati (o il Listino Fornitore se associato) ed inserire in ogni riga la quantità da importare nel documento, comprensiva di eventuali sconti, confermando l’operazione con un click  su Aggiungi.

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Avanzate: Esportazione e Vai Espresso

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I dati presenti nel documento possono essere esportati in un altro documento; l’esportazione può essere fatta sia con la lista sia dal documento.

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Si può esportare il documento all’interno di DDT-EM o di Fattura Acquisto dalla lista, selezionando la riga relativa all’ordine acquisto da trasformare e poi selezionando il documento di arrivo nel Vai Espresso (barra laterale destra), oppure cliccando direttamente su Registra entrata merci per l’ordine selezionato o Registra fattura di acquisto per l’ordine selezionato presente nel Vai Espresso interno al documento.

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Nel Vai Espresso ci sono altri link a funzionalità correlate all’ Ordine Acquisto: entrando in esse, se si seleziona un fornitore nel documento, i dati appaiono già filtrati per il fornitore stesso.

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Avanzate: Modifiche su tutte le righe

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Nel documento, con un’unica operazione, è possibile applicare modifiche a tutte le righe presenti e visualizzate nella tabella di riepilogo: cliccando su  Modifica tutte le righe puoi variare il magazzino selezionato su tutte le righe, opzione Cambia Magazzino, o cambiare la classe iva, con Cambia Aliquota Iva.

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