Gestione Posta Elettronica

In Giobby è possibile utilizzare i propri indirizzi di posta elettronica per fare varie cose.

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Si possono abilitare account di posta elettronica solo per l’ Invio dei documenti generati con il gestionale o utilizzare la Scrivania per gestire uno o più account.

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Invio dei Documenti di Giobby

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E’ possibile inviare per posta elettronica documenti gestionali emessi con Giobby, scegliendo se utilizzare un indirizzo Mail Aziendale  o un indirizzo Mail Personale.

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Nel primo caso, l’indirizzo e-mail può essere utilizzato da tutti gli utenti autorizzati ad inviare documenti (solo un amministratore può validare una mail aziendale);  nel secondo caso, l’indirizzo e-mail è impostabile e visibile solo dal singolo Utente.

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In entrambi i casi occorre validare l’indirizzo di posta così che Giobby possa utilizzarlo come Mittente quando si inviano documenti creati nel gestionale.

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Nelle Impostazioni ci sono le funzionalità Mail Aziendale e Mia Mail che permettono di accedere alla sezione per abilitare l’account, rispettivamente eMail aziendale per invio documenti ed eMail personale per invio documenti.

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Cliccando su Aggiungi Indirizzo per Invio Documenti, è possibile impostare il Nome e l’ Indirizzo di posta elettronica che compariranno nei messaggi di invio; successivamente, occorre cliccare su Invia verifica per ricevere una mail di conferma che permette, cliccando sul link contenuto nella mail stessa, di completare l’operazione.

(in alternativa, per validare l’account, è possibile utilizzare il pulsante Verifica ed inserire il codice di attivazione presente nella mail di convalida).

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Terminata la fase di configurazione ed in presenza di più indirizzi di posta elettronica configurati, è possibile decidere quale impostare come predefinito quando si inviano i documenti con il pulsante Invia, sia nei documenti gestionali sia con le Liste (l’utente proprietario visualizza sempre tutti i documenti inviati dal gestionale da qualsiasi Utente abilitato).

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Per ciascun account di posta configurato si può inserire una Firma da visualizzare in ogni e-mail: oltre al Testo, si possono aggiungere Immagini e Link.

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Scrivania

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La Scrivania di Giobby accessibile dal menù, è una funzionalità che permette di comporre, inviare, ricevere e organizzare contemporaneamente più account di posta elettronica e di gestire le informazioni personali con varie Funzionalità: gestione di messaggi privati e notifiche, creazione di Cartelle per organizzare la posta, Ricerca di e-mail, visualizzazione di Contatti, gestione del Calendario delle Attività personali e dei Progetti.

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Dopo aver configurato gli account (da cui è possibile sincronizzare le e-mail configurate in Scrivania con quelle del server di posta), Giobby li inserisce nella parte sinistra della pagina e visualizza le cartelle in esse contenute.

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Per accedere al contenuto delle cartelle basta cliccare sulla singola cartella ed i messaggi di posta elettronica in essa contenuti sono visualizzati sempre in ordine cronologico, a partire dal più recente.

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Con i pulsanti in testata è possibile effettuare varie operazioni sia sul contenuto di singole cartelle (aggiornamento della cartella, spostamento di e-mail da una cartella all’altra dell’account, ecc.) sia nella singola e-mail visualizzata (inoltro, risposta, eliminazione, ecc.)

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Creazione ed Invio eMail

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L’invio per posta elettronica di documenti compilati in Giobby avviene con  il pulsante Invia presente sia nei documenti sia nelle varie Liste presenti; Giobby precompila la mail con alcune informazioni (in ciascuna mail tutte le informazioni inserite automaticamente sono modificabili):

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L’ Indirizzo mail del destinatario presente nel campo E-Mail dell’anagrafica Cliente o Fornitore, se presente;

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L’ Oggetto dell’ e-mail con il riferimento del documento da inviare;

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Il Testo della mail con il riferimento all’allegato in formato pdf del documento;

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La Firma, se impostata nella configurazione del singolo account;

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L’ Allegato relativo al documento che si sta inviando.

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Tutte le email inviate con  Invia sono elencate nella funzione Documenti inviati da Giobby, funzione presente in alto a sinistra nella Scrivania.

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La compilazione di un’e-mail può avvenire anche con il pulsante Nuova Mail, nella barra laterale destra della Scrivania o con Invia nuova e-mail, cliccando sull’icona dedicata nella barra laterale sinistra e presente in tutte le pagine di Giobby.

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Nella schermata di creazione del messaggio di posta elettronica ci sono varie opzioni:

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in Testata è possibile selezionare l’account di posta configurato da cui far partire l’e-mail, inserire gli indirizzi di posta dei destinatari, allegare file e, se si vuole, salvare il testo nelle Bozze; è possibile utilizzare tutti gli strumenti della barra degli strumenti per compilare il Corpo mail, inserire un Testo, aggiungere Immagini e Link e inserire automaticamente una Firma.

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La lista delle e-mail inviate tramite la Scrivania è visibile nel singolo account configurato (presente nella lista a sinistra della pagina) cliccando sulla cartella riservata ai messaggi inviati.

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