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La fattura elettronica vista da vicino

La fattura elettronica vista da vicino

by Web Master, 26/11/2018

DOCUMENTI E DOCUMENTI ELETTRONICI

Con Giobby puoi gestire nel modo più rapido e semplice: fatture, fatture accompagnatorie, parcelle e note di credito. E’ importante sottolineare che, a differenza di altri sistemi gestionali cloud, in Giobby non ci sono limiti nel numero di  documenti che si possono creare (preventivi, documenti di trasporto, ordini, fatture, ecc.).

Per quanto riguarda gli obblighi normativi in merito ai documenti elettronici (ricevuti, emessi, firma digitale, conservazione a norma di legge), tutto il flusso è gestito in collaborazione con il partner tecnologico Archivium Srl (Conservatore accreditato dall’Agenzia per l’Italia Digitale presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri)

Per documenti elettronici si intendono: fattura, nota credito, nota debito, parcella.

 

GESTIONE DOCUMENTI ELETTRONICI

La gestione degli automatismi legati ai documenti elettronici è riservata agli utenti che hanno acquistato un Piano a pagamento (Professional, Premium, Business, Enterprise). Il numero di documenti elettronici inclusi nei differenti Piani a pagamento è specificato nelle schede prodotto. Il dettaglio sui Piani si trova all’indirizzo www.giobby.com/assistenza-e-costi/ 

Ativazione del servizio
Per attivare il servizio di gestione dei Documenti elettronici, bisogna cliccare su “Impostazioni” e poi in basso sul plugin “Fatturazione Elettronica”. Questo video mostra come fare.
Per vedere come modificare i dati inseriti in fase di attivazione del servizio, consigliamo di vedere questo video.

È consigliabile (diremmo quasi necessario) effettuare la registrazione del Codice Destinatario anche sul registro Entratel dell’Agenza delle Entrate perché se il vostro fornitore omette di inserire nel suo file xml il Codice Destinatario che gli avete comunicato oppure lo inserisce errato, quel documento non riesce ad arrivare ad Archivium Srl e, quindi, sul vostro account Giobby. Se invece vi siete registrati su Entratel, inserendo il vostro Codice Destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate, il documento elettronico riesce comunque a raggiungere il vostro account Giobby.

Tutto il flusso (sia quello attivo che quello passivo) è visualizzato su una lista dedicata che si trova nella Sezione “Contabilità”. È presente anche un widget di sintesi per visualizzare notifiche e stati dei documenti.

 

CONDIZIONI DEL SERVIZIO DI GESTIONE DOCUMENTI ELETTRONICI

Il numero dei documenti elettronici è legato alla durata del Piano (12 mesi). Al rinnovo, il numero di documenti elettronici viene riaccreditato e non è cumulativo con gli eventuali documenti elettronici residuali dal Piano scaduto.

  • Se durante i 12 mesi del contratto si supera il limite dei documenti elettronici previsto dal proprio Piano, si potrà rinnovare in anticipo (prima della scadenza) per avere l’immediato riaccredito dei documenti elettronici previsti dal Piano.
  • Con il rinnovo anticipato del Piano (prima dei 12 mesi) la data di scadenza viene prolungata di ulteriori 12 mesi rispetto alla data di scadenza del Piano in corso. Esempio: attivazione Piano Premium 30 ottobre 2018 (scadenza 30 ottobre 2019); agosto 2019 si superano le 3.000 fatture; si provvede al rinnovo anticipato del Piano Premium che avrà scadenza 30 ottobre 2020.
  • Nel caso si decidesse di non rinnovare il Piano di Giobby si interromperà il relativo servizio di conservazione. I documenti elettronici sino a quel momento conservati a norma di legge dovranno essere scaricati in autonomia dall’utente. In alternativa, per ricevere i propri documenti via email o su supporto CD, l’utente potrà inviare richiesta scritta ad Archivium Srl al seguente indirizzo: helpdesk@archivium.digital

L’utente potrà anche decidere di mantenere i propri documenti in conservazione presso Archivium Srl formalizzando un nuovo contratto tra le parti (che non include Giobby, o meglio, la Digitalsoft Srl).

 

FUNZIONALITA’ E MIGLIORIE SUL TUO ACCOUNT GIOBBY

Su Giobby trovate ancora il pulsante “stampa” per creare un pdf delle fatture (da stampare o inviare via email). Si ricorda che tale documento non avrà valore legale ma saranno documenti “di cortesia” (utili, ad esempio, per ricordare ai vostri clienti di pagare).

Nel modello di stampa di default dell’Ordine di Acquisto su Giobby, abbiamo inserito il codice destinatario dell’azienda emittente, in modo che il vostro fornitore lo possa trovare anche sui documenti.

Sul vostro account Giobby, selezionando un cliente, trovate in “Dettagli contatto” il nuovo campo per inserire la PEC (accanto al campo “Email” a destra dello schermo) e cliccando su “Cliente” (pulsante di colore blu in alto) trovate (dopo il riferimento alla “Contabilità”) il nuovo campo per inserire il “Codice destinatario”.

Emettere una fattura elettronica di vendita è semplice come bere un bicchiere d’acqua. Una volta create la fattura di vendita nel gestionale, sarà sufficiente premere il bottone e-Fattura, Giobby visualizzerà una anteprima della fattura elettronica per consentirti di controllarla prima di fare Invio.  In caso di necessità potrai comunque modificare la fattura elettronica aggiungendo informazioni extra. Le tue fatture di vendita saranno visualizzabili n una apposita lista da dove potrai controllare lo stato e l’esito dell’invio (lo stato viene automaticamente scaricato dal sistema SDI).

Per quanto riguarda le fatture ricevute, queste arriveranno direttamente nel gestionale se si utilizzerà il nostro servizio di fatturazione elettronica basata su Archivium. Si potranno comunque importare nel gestionale i file XML ricevuti in altro modo o con altri sistemi. Giobby consente la registrazione delle fatture fornitore ricevute mediante un semplice procedura guidata che permettendoti di aggiornare scadenziario, contabilità e prima nota. In questa fase l’utente avrà modo di ricontrollare i conti di mastro, le aliquote IVA in base al servizio acquistato ed alla propria attività d’impresa, ecc. . Il sistema di registrazione delle fatture è dotato di un processo di apprendimento che consentirà a Giobby di suggerire come registrare le fatture ricevute successivamente.

 

GESTIONE DOCUMENTI ELETTRONICI CON IL COMMERCIALISTA

In merito alla trasmissione al vostro commercialista delle fatture attive e passive, sino ad oggi avete portato 2 faldoni (1 con le fatture emesse ed uno con le fatture ricevute) poi potrete semplicemente mandare in allegato via mail i file XML delle fatture (sia emesse che ricevute); oppure potrete decidere di dare accesso sul vostro account Giobby al vostro commercialista che le potrà scaricare direttamente sul suo computer per fare upload nel suo software professionale.

Con Giobby sarà possibile fare download da Archivium Srl delle fatture emesse e ricevute sia in formato pdf che xml. Puoi comodamente anche fare il download multiplo degli XML semplicemente selezionando le fatture dalla lista fatture elettroniche e facendo esporta.

 

Note

Per le specifiche normative ed i dettagli relativi alla vostra realtà aziendale è opportuno rivolgersi al vostro consulente fiscale.

 

Scopri come gestire le tue fatture in cloud

 

 

 

 

Ultimo aggiornamento, 15 dicembre 2019

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