La trasformazione digitale del processo di fatturazione
Manca sempre meno tempo all’obbligatorietà della fattura elettronica eppure, nonostante i molteplici benefici come il risparmio di carta, un generico miglioramento nella gestione dei processi e la minimizzazione del rischio di errore, ci sono ancora parecchie resistenze.
Nella teoria ormai siamo tutti bravi, ma nella pratica?
Vediamo di capire concretamente cosa comporterà e come muoversi per non incorrere in inutili problematiche relative alla fatturazione elettronica. Prima di tutto c’è da dire che non esiste un’unica soluzione valida per ogni necessità, ma ci si può avvicinare.
Occorre ricordare che la fattura elettronica non è un documento PDF o Word, che viene inviato o ricevuto via mail, ma è un documento scritto in tracciato XML trasmesso in formato digitale al destinatario che può essere sia la Pubblica Amministrazione, un operatore economico o anche un privato. Ci saranno dei dati obbligatori come ovviamente la P. Iva e il Codice Fiscale delle parti interessate, nel caso della PA, il codice identificativo di Gara o il Codice Unico di Progetto. Inoltre non può essere spedito via mail ma deve “attraversare” lo SDI, il cosiddetto Sistema di Interscambio. Una fattura che non passa per lo SDI non sarà considerata come emessa. Un fornitore può procedere all’invio in modo diretto – creando la fattura, firmandola digitalmente e mandandola a SDI – oppure indiretto, utilizzando cioè un intermediario accreditato, che, ricevuta la fattura dal fornitore in formato tradizionale, la riscrive in Tracciato XML, vi appone la firma digitale e la invia a SDI per la trasmissione al destinatario.
Le soluzioni per la gestione della fatturazione elettronica B2B sono tantissime, ma ciò non significa assolutamente che una vale l’altra. Il primo passo è capire le proprie necessità per scegliere di conseguenza la soluzione più corretta: il volume di fatture trattate, la complessità dell’attività gestita e della dimensione organizzativa, abbiamo provato a individuare tre diverse tipologie di soggetti e di relative esigenze.
Per la maggioranza di microimprese e professionisti sono i commercialisti o consulenti che suggeriscono ai propri clienti la soluzione più idonea.
Per le piccole e medie imprese, il numero di fatture emesso è superiore a quello di una micro-impresa e la presenza di un gestionale richiede che la soluzione per la fatturazione elettronica garantisca l’efficienza ma anche la semplicità nella gestione dell’intero ciclo di fatturazione.
Le grandi imprese già fortemente informatizzate più che di una soluzione, necessitano di un “connettore” che, integrato nel gestionale esistente, lo completi di tutte quelle operazioni necessarie a gestire la fatturazione elettroniche in conformità a quanto previsto dalla norma.
La comodità di trovare un gestionale cloud integrato che automatizzi l’intero processo, rappresenta la scorciatoia per affrontare in modo sereno la trasformazione digitale del processo di fatturazione.