Mini guida all’estratto conto clienti e fornitori

L’estratto conto clienti e fornitori permette di gestire in maniera completa tutte le transazioni effettuate con i nostri clienti e fornitori in un certo periodo di tempo. In questo articolo ti forniremo una mini guida su come Giobby può esserti di supporto nella contabilizzazione di queste operazioni.

L’estratto conto è un documento contabile attraverso il quale è possibile riassumere tutte le operazioni compiute con i nostri clienti o con i nostri fornitori in un certo orizzonte temporale.

E’ importante gestirlo correttamente poiché può adempiere a diversi scopi, tra cui:

  • calcolare i saldi dei conti in sospeso;
  • ricordare a un cliente o ricordarci (nel caso di un fornitore) di regolarizzare i saldi dei conti;
  • evitare discussioni con i nostri clienti e fornitori.

Gli elementi che lo costituiscono

Diversamente da altri documenti contabili, come ad esempio le fatture, per i quali esistono linee guida ben definite per legge, nel caso dell’estratto conto clienti e fornitori non ci sono requisiti ufficiali. Naturalmente, per ben adempiere agli scopi per il quale nasce, questo documento dovrebbe contenere informazioni precise ed accurate che possano permettere una “ricostruzione” veritiera di tutte le transazioni avvenute tra le parti.

A nostro avviso, i dati minimi che un estratto conto clienti e fornitori dovrebbe contenere sono:

  1. il saldo del conto, che potrà essere positivo, negativo o pari a zero, a seconda della nostra posizione nei confronti di clienti e fornitori;
  2. l’orizzonte temporale di riferimento (annuale, mensile, trimestrale o altro, in base alle nostre esigenze informative);
  3. le fatture di vendita o di acquisto di riferimento, con indicazione di numero, data ed importo;
  4. la valuta di riferimento, fondamentale specialmente nel caso in cui abbiamo clienti o fornitori esteri;
  5. la ragione sociale del cliente/fornitore cui fa riferimento la fattura;
  6. tipologia e condizioni di pagamento.

Come gestire l’estratto conto clienti e fornitori

Con l’impiego di software gestionali, specialmente se cloud, è possibile controllare la situazione finanziaria dei clienti e dei fornitori in modo semplice e sicuramente più accurato di quanto possibile con strumenti più “tradizionali”. Gli ERP, infatti, permettono di ottenere, normalmente in pochissimi passaggi, i saldi dei clienti e dei fornitori per comprendere quanto eventualmente deve essere ancora pagato.

Con l‘Estratto Conto di Giobby è possibile visualizzare i dati registrati attraverso il salvataggio dei documenti di vendita e di acquisto (la funzione è speculare sia per clienti che per fornitori), con i rispettivi incassi e pagamenti. Sono disponibili anche ulteriori strumenti, tra cui la stampa e l’invio a mezzo mail dell’estratto conto, l’esportazione dei dati in formato Excel ma anche la possibilità di registrare incassi e pagamenti direttamente da questa maschera. Ti sembra poco?

Per scoprire come gestire l’estratto conto clienti e fornitori puoi consultare la pagina dedicata della nostra Guida.